Документообіг

Одна з найголовніших цілей автоматизації діяльностілабораторії - це автоматизація документообігу.
В процесі впровадження це самий трудомісткий і тривалий етап, оскільки він вимагає уваги і акуратності як з нашого боку, так і з боку замовника.

Слід перш уточнити, що мається на увазі під документообігом:

  • Заповнення, зберігання і ведення первинної лабораторної, фінансової та управлінської документації в базах даних ЛІМС «ЕМСІЛАБ» в електронному вигляді
  • Автоматичне створення статистичних, управлінських і аналітичних звітів на підставі існуючої первинної документації
  • Розмежування прав доступу до документів в базі даних і створення документальних профілів для співробітників різних відділів або посад
  • Підтримка структури додаткової інформації як джерело інформації для нестандартних потреб замовника

  • Тому для автоматизації документообігу потрібно знати масу параметрів, які і визначається на етапі діагностики, а також під час спільних консультацій на етапі виконання робіт з налаштування системи.

    Перш за все, мова йде про повний список документальних форм, що використовуються в лабораторії. Його складання краще доручити організаційно-методичному відділу або керівному складу установи, оскільки саме вони мають найбільш повний доступ до первинної документації.

    В процесі збору даних ми просимо замовника дати інформацію і про те, які співробітники будуть користуватися системою, і до жодних документів їм необхідний доступ. На основі цього ми зможемо призначити профілі користувачів з різними правами доступу до документації.

    У складі ЛІМС «ЕМСІЛАБ» є безліч шаблонів фінансових, управлінських, маркетингових, статистичних, наукових та інших звітів. Однак якщо в лабораторії використовуються зовсім нестандартні форми, їх можна створити, однак для цього потрібно буде зробити технічне завдання і описати використанняя в звіті даних, спосіб їх обробки і вид подачі. Все це теж робиться на етапі діагностики документообігу і відбивається на часі виконання робіт і їх вартості.

    Для початку роботи над створенням електронного документообігу необхідно перш підписати договори поставки, впровадження та збору первинної інформації. Створенням звітних і документальних форм наші фахівці найчастіше займаються в нашому офісі, де є спеціально призначені для цього технічні майданчики (серверний простір, спеціально виділене під роботи з робочими версіями ЛІМС «ЕМСІЛАБ» для кожного окремого замовника). За допомогою цих майданчиків ми помітно прискорюємо впровадження системи. Поки замовник купує і налаштовує необхідне обладнання, ми працюємо над робочою версією системи, яка згодом буде перенесена на сервер.

    Оскільки створення документообігу нерідко вимагає частого спілкування зы співробітниками лабораторії, ми рекомендуємо відразу виділити під такі консультації одного або декількох відповідальних фахівців. Як правило, нашому фахівцеві достатнього однієї-дві години часу, щоб отримати відповіді на всі виниклі питання в живій зустрічі.

    Коли робоча версія системи буде встановлена разом з усіма налаштованими електронними документами, починається етап тестування. Різні співробітники заповнюють документи, знаходять помилки і повідомляють про незручності роботи. Наші фахівці продовжують покращувати систему і виправляти помилки. Важливо, що усунення недоліків і помилок проводиться в рамках вимог, що з'явилися в ході діагностики. Якщо в ході тестування з'явилися нові вимоги, то вони розглядаються в якості додаткової завдання і мають окрему тимчасову і грошову оцінку. Тому на етапі діагностики рекомендується якомога точніше описувати вимоги до документообігу.

    В цілому, етап впровадження документообігу являє собою послідовність процесів:


    1. Збір вимог до звітності та документообігу, а також зразків (виконується замовником згідно з нашими методиками)
    2. Збір даних про права доступу співробітників лабораторії до документів і організації профілів (виконується замовником згідно з нашими методиками)
    3. Створення, адаптація і модернізація електронних документальних звітів і форм і на нашому майданчику (супроводжується консультаціями з замовником)
    4. Перенесення на робочий сервер замовника документообігу (виконується нами)
    5. Тестування електронного документообігу, виявлення незручностей і помилок і складання відповідних звітів (виконується користувачами ЛІМС «ЕМСІЛАБ» з боку замовника)
    6. Виправлення недоліків (виконується нами).


    Етап документообігу триває практично протягом усього процесу впровадження, тому дуже важливо приділити питанням документації максимум уваги