Документооборот

Одна из самых главных целей автоматизации деятельности лаборатории – это автоматизация документооборота.

В процессе внедрения это самый трудозатратный и длительный этап, поскольку он требует внимания и аккуратности как с нашей стороны, так и со стороны заказчика.

Следует прежде уточнить, что подразумевается под документооборотом:

  • Заполнение, хранение и ведение первичной лабораторной, финансовой и управленческой документации в базах данных ЛИМС «ЭМСИЛАБ» в электронном виде
  • Автоматическое создание статистических, управленческих и аналитических отчетов на основании существующей первичной документации
  • Разграничение прав доступа к документам в базе данных и создание документальных профилей для сотрудников разных отделов или должностей
  • Поддержание структуры дополнительной информации в качестве источника информации для нестандартных нужд заказчика

Поэтому для автоматизации документооборота нужно знать массу параметров, которые и определяется на этапе диагностики, а также во время совместных консультаций на этапе выполнения работ по настройке системы.

Прежде всего, речь идет о полном списке документальных форм, использующихся в лаборатории. Его составление лучше поручить организационно-методическому отделу или руководящему составу учреждения, поскольку именно они имеют наиболее полный доступ к первичной документации.

В процессе сбора данных мы просим заказчика дать информацию и о том, какие сотрудники будут пользоваться системой, и к каким документам им необходим доступ. На основе этого мы сможем назначить профили пользователей с разными правами доступа к документации.

В составе ЛИМС «ЭМСИЛАБ» есть множество шаблонов финансовых, управленческих, маркетинговых, статистических, научных и других отчетов. Однако если в лаборатории используются совсем нестандартные формы, их можно создать, однако для этого понадобится создать техническое задание и описать использующиеся в отчете данные, способ их обработки и вид подачи. Все это тоже делается на этапе диагностики документооборота и отражается на времени выполнения работ и их стоимости.

Для начала работы над созданием электронного документооборота необходимо прежде подписать договора поставки, внедрения и сбора первичной информации. Созданием отчетных и документальных форм наши специалисты чаще всего занимаются в нашем офисе, где есть специально предназначенные для этого технические площадки (серверное пространство, специально выделенное под работы с рабочими версиями ЛИМС «ЭМСИЛАБ» для каждого отдельного заказчика). С помощью этих площадок мы заметно ускоряем внедрение системы. Пока заказчик покупает и настраивает необходимое оборудование, мы работаем над рабочей версией системы, которая впоследствии будет перенесена на сервер.

Поскольку создание документооборота нередко требует частого общения с сотрудниками лаборатории, мы рекомендуем сразу выделить под такие консультации одного или нескольких ответственных специалистов. Как правило, нашему специалисту достаточного один-два часа времени, чтобы получить ответы на все возникшие вопросы в живой встрече.

Когда рабочая версия системы будет установлена вместе со всеми настроенными электронными документами, начинается этап тестирования. Различные сотрудники заполняют документы, находят ошибки и сообщают о неудобствах работы. Наши специалисты продолжают улучшать систему и исправлять ошибки. Важно, что устранение недочетов и ошибок проводится в рамках требований, появившихся в ходе диагностики. Если в ходе тестирования появились новые требования, то они рассматриваются в качестве дополнительной задачи и имеют отдельную временную и денежную оценку. Поэтому на этапе диагностики рекомендуется как можно точнее описывать требования к документообороту.


В целом, этап внедрения документооборота представляет собой последовательность процессов:

  1. Сбор требований к отчетности и документообороту, а также образцов (выполняется заказчиком согласно нашим методикам)
  2. Сбор данных о правах доступа сотрудников лаборатории к документам и организации пользовательских профилей (выполняется заказчиком согласно нашим методикам)
  3. Создание, адаптация и модернизация электронных документальных отчетов и форм и на нашей площадке (сопровождается консультациями с заказчиком)
  4. Перенос на рабочий сервер заказчика документооборота (выполняется нами)
  5. Тестирование электронного документооборота, выявление неудобств и ошибок и составление соответствующих отчетов (выполняется пользователями ЛИМС «ЭМСИЛАБ» со стороны заказчика)
  6. Исправление недочетов (выполняется нами).


Этап документооборота длится практически на протяжении всего процесса внедрения, поэтому очень важно уделить вопросам документации максимум внимания